Ecosistema Documentos Electrónicos DIAN: Guía Esencial

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Resumen Ejecutivo:

El ecosistema electrónico de documentos de la DIAN en Colombia es un sistema integral diseñado para mejorar la trazabilidad, transparencia y eficiencia de los procesos tributarios. Su columna vertebral es la Factura Electrónica de Venta, pero incluye otros documentos vitales como la Nómina Electrónica, los Eventos Título Valor (RADIAN) y el Documento Soporte Electrónico en Compras a No Obligados, así como los Documentos Equivalentes Electrónicos. La Resolución 165 de 2023 consolidó y actualizó el marco normativo, derogando la Resolución 42 de 2020, y redefiniendo aspectos clave del sistema. La DIAN juega un rol central como ente regulador, fiscalizador y técnico, encargada del diseño normativo, la validación previa, la supervisión de proveedores tecnológicos y la capacitación. El cumplimiento de estas normativas es obligatorio para la mayoría de los comerciantes y prestadores de servicios, con sanciones por incumplimiento. La adecuada gestión de los documentos electrónicos, incluyendo los acuses de recibo y aceptación, es crucial no solo para el cumplimiento tributario sino también para la deducibilidad de gastos y la posibilidad de negociar facturas como Título Valor.

Temas Principales y Ideas Clave:

1. El Ecosistema Electrónico de Facturación:

• Definición: El sistema de facturación electrónica abarca no solo la factura de venta, sino un conjunto de documentos electrónicos determinados por la DIAN. Estos documentos "sirven para el ejercicio de control de la autoridad tributaria y aduanera, de soporte de las declaraciones tributarias o aduaneras y/o de soporte de los trámites que se adelanten ante la DIAN."
• Componentes: Comprende la Factura Electrónica de Venta, Nómina Electrónica, Eventos Título Valor (RADIAN), Documento Soporte Electrónico y Documentos Equivalentes Electrónicos.

1. Marco Normativo:

• Resolución 165 de 2023: Es la normativa principal vigente, que deroga la Resolución 42 de 2020. Consolida y actualiza los lineamientos técnicos, jurídicos y operativos. Introduce nuevos sujetos obligados, redefine documentos, ajusta validaciones, contingencias y roles de los participantes.
• Normativa Relacionada: Otras resoluciones específicas regulan los componentes individuales del ecosistema, como la Resolución 12 y 13 de 2021 para Nómina Electrónica, Resolución 85 de 2022 para Eventos Título Valor/RADIAN y Resolución 167 de 2021 para Documento Soporte Electrónico.
• Rol de la DIAN: La DIAN es la autoridad central, encargada de:
• "Diseño normativo y técnico."
• "Validación previa" en tiempo real, verificando requisitos técnicos y legales. La validación de la DIAN es una "condición necesaria para la expedición legal del documento."
• "Supervisión de proveedores tecnológicos."
• "Capacitación y acompañamiento" a sujetos obligados.

1. Factura Electrónica de Venta:

• Definición: Comprobante fiscal digital que respalda transacciones comerciales.
• Sujetos Obligados: Incluye responsables del IVA e impuesto nacional al consumo, comerciantes, profesionales liberales, quienes enajenan bienes de actividad agrícola o ganadera, tipógrafos y litógrafos (en ciertos casos), y contribuyentes del Régimen Simple de Tributación (SIMPLE).
• Sujetos No Obligados: Se enumeran diversas excepciones, incluyendo bancos y entidades financieras (para operaciones financieras), personas naturales que cumplan ciertos topes de ingresos, empresas de transporte público urbano/metropolitano, personas naturales con ingresos laborales/pensionales únicamente, prestadores de servicios desde el exterior sin residencia fiscal en Colombia (para servicios electrónicos/digitales), y Juntas de Acción Comunal (si no requieren devoluciones/compensaciones de IVA).
• Requisitos Clave: Incluyen título "Factura Electrónica de Venta", datos del emisor y adquirente (con opción de "consumidor final" si no hay identificación), numeración consecutiva autorizada por la DIAN, fecha y hora de generación y validación, leyenda "Documento validado por la DIAN", detalle de ítems, valor total, condiciones y medio de pago (contado o crédito), calidades fiscales del emisor, discriminación de impuestos, firma digital, CUFE, URL DIAN para QR, cumplimiento del Anexo Técnico y datos del software/proveedor tecnológico.
• Correcciones: Se realizan mediante Notas Crédito (disminuir valores) y Notas Débito (incrementar valores), las cuales deben cumplir con la normativa.
• Métodos de Pago Válidos: XML define solo "Contado" (Código 1) y "Crédito" (Código 2). Si es crédito, se debe indicar el plazo.
• Tipos de Operación Específicos: Se mencionan modalidades para Mandato, AIU (Administración, Imprevistos, Utilidad) donde el IVA se liquida solo sobre el componente AIU, Notarías (requiere detalle de matrícula inmobiliaria y valor comercial), Exportación (permite moneda y valor en divisas, pero debe reportarse en pesos colombianos), Transporte (requiere detalles de remesa, cantidad, unidad de medida KGM/GLL, valor flete y tipo de servicio), y Salud (todos los prestadores de servicios de salud están obligados, con excepciones para ciertas entidades sin ánimo de lucro y profesionales independientes que no superen topes de UVT; existen tipos de operación específicos para el sector salud).
• Cambios Relevantes Resolución 165: Se incorporan el Permiso por Protección Temporal (PPT), nuevos conceptos para Nota Crédito (descuentos), códigos adicionales para precios de referencia, incidencias sancionatorias, tipos de operación adicionales (Notarías, venta/compra de divisas), validación de fechas (firmado coincide con emisión), validación de datos del emisor, requisitos para Notas Crédito sin referencia a factura (no se permiten anulaciones totales), y validación del método de pago.

1. Nómina Electrónica:

• Estructura del Documento Soporte de Nómina: Debe incluir datos del emisor (empleador) y beneficiario (empleado), CUNE, numeración consecutiva interna, valores devengados y deducidos, valor total neto, contenido técnico conforme al Anexo Técnico y medio de pago.
• Periodicidad y Plazos: Se debe transmitir una nómina por trabajador al mes, el período laboral debe ser de 30 días, y no se pueden reportar valores negativos. Las correcciones (Reemplazo o Anulación) deben transmitirse dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente al período corregido.
• Obligados y No Obligados: No se detallan exhaustivamente en este extracto, pero se menciona que "Los valores deben calcularse con base en el IBC (Ingreso Base de Cotización) del año en curso." La normativa principal es la Resolución 000013 de 2021.

1. Eventos Título Valor (RADIAN) e Importancia del Buzón Tributario:

• Finalidad: "Permitir la deducción fiscal de la factura electrónica de venta a crédito." El adquirente debe generar los acuses para que la factura sea soporte válido para costos, deducciones o impuestos descontables.
• "Facilitar el proceso de negociación de facturas (Factoring)." Una factura con calidad de Título Valor puede circular en el mercado.
• "Prevenir fraudes."
• "Confirmar si el documento realmente corresponde al receptor."
• Sujetos Obligados a Realizar Eventos: "Todos los sujetos, contribuyentes o personas que reciban facturas electrónicas de venta a crédito, o con una fecha de vencimiento diferente a la fecha de emisión." Esto incluye a los contribuyentes del RST.
• Acuses Obligatorios: Acuse de recibo de la factura, Acuse de recibo de las mercancías o servicios, y Acuse de aceptación expresa de la factura. El rechazo/reclamo es opcional.
• Calidad de Título Valor: Una factura electrónica de venta adquiere esta naturaleza cuando está validada por la DIAN, incluye una fecha de vencimiento vigente, se ha recibido el acuse de recibo de la factura y de las mercancías/servicios, y se cuenta con el acuse de aceptación expresa o tácita.
• Normativas: Regulado por la Ley 2155 de 2021, Ley 1676 de 2013, Resolución 85 de 2022, Resolución 12 de 2021, Código de Comercio y regulación de la SIC.
• Buzón Tributario: Herramienta clave para la gestión oportuna de los eventos. No es obligatorio registrarlo en el RUT, pero su uso adecuado es importante para la validación y deducibilidad. En ausencia de buzón, se debe verificar la estructura XML de la factura recibida.

1. Documento Soporte Electrónico en Compras a No Obligados:

• Definición: Comprobante fiscal que respalda gastos por compras a vendedores no obligados a facturar.
• Sujetos Obligados a Elaborarlo: Facturadores electrónicos, contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, y responsables del IVA.
• Entrega del Documento: No se entrega al proveedor; se transmite únicamente a la DIAN.
• Normatividad: Regulado por la Resolución 167 y la Resolución 488 de 2022 (que modificó la fecha de vigencia).
• Requisitos Clave: Denominación expresa, fecha de operación, información del proveedor (incluyendo extranjeros), datos del adquirente, numeración autorizada por la DIAN, descripción detallada del bien/servicio, valor total con discriminación del IVA (si aplica), firma del emisor, formato electrónico definido por la DIAN e inclusión del C.U.D.S. (Código Único de Documento Soporte).
• Plazos y Responsabilidades: El adquirente es el responsable de generar, firmar y transmitir el documento a la DIAN. Los plazos son "Inmediato" (modalidad operacional) o "Semanal" (modalidad acumulada, transmitiendo el último día hábil).
• Mecanismos de Corrección: Notas de Ajuste (Anulación o Corrección). Importante: No se pueden aplicar notas de ajuste entre sí, la corrección/anulación debe respetar el término de firmeza, y los folios anulados/corregidos no se reutilizan.

1. Nuevos Documentos y Otros Componentes:

• Documentos Equivalentes Electrónicos (Resolución 165): Se implementarán electrónicamente y sus correcciones se realizarán mediante Notas de Ajuste (que no permiten reutilización del número ni modificación de otras notas de ajuste, y requieren nueva numeración autorizada).
• Características Generales de los Documentos Equivalentes Electrónicos: Nombre del documento, datos del emisor, discriminación de impuestos, consecutivo interno (autorizado por DIAN para P.O.S.), fecha y hora de generación/expedición, valor total, calidad tributaria del emisor, información del software, CUDE, código QR, firma digital, cumplimiento de requisitos específicos por tipo y adherencia a condiciones técnicas.
• Requisitos Específicos por Tipo: Se mencionan requisitos para P.O.S. Electrónico (incluir subsidios/descuentos, deducibilidad depende de identificación del comprador), Servicios Públicos, Transporte terrestre, Extractos de fondos (no aplica a bancos/financieras), y Boleta para espectáculos públicos (indicar tipo de instrumento, datos del emisor, fecha y valor).
• Características Comunes de los Documentos Electrónicos: Formato XML (excepto Nómina), validaciones previas por la DIAN, firma digital con valor fiscal, estándar UBL 2.1 (excepto Nómina), códigos únicos (CUFE, CUNE, RADIAN, CUDS), código QR, método de pago (contado/crédito), identificación del emisor y tipo de documento, y transmisión exclusivamente en pesos colombianos.

1. Glosario y FAQs:

• Proporciona definiciones de términos clave como CUFE, CUNE, RADIAN, CUDS, DIAN, Proveedor Tecnológico, Validación Previa, Sujeto Obligado, Firma Electrónica, Contingencia, Fechas (Generación, Emisión, Vencimiento), entre otros.
• Incluye Preguntas Frecuentes sobre temas como la autorización de numeración (solicitudes, modalidades, vigencia, prefijo), causales y tipos de sanciones por incumplimiento de la facturación, la publicación en RADIAN, el uso del buzón tributario, la obligatoriedad de plataforma certificada, el registro de facturas, el formato de la factura electrónica (debe ser XML, no PDF), procedimientos en caso de contingencia, y especificidades para el sector salud.

Conclusiones Clave:

• El sistema de documentos electrónicos de la DIAN, regido por la Resolución 165 de 2023, es un componente esencial del control tributario en Colombia, modernizando y digitalizando las transacciones comerciales.
• La DIAN tiene un papel activo y fundamental en la regulación, validación y supervisión de este ecosistema.
• La Factura Electrónica de Venta es central, pero su efectividad y validez tributaria, especialmente en operaciones a crédito, dependen de la correcta generación y gestión de los acuses de recibo y aceptación.
• La Nómina Electrónica y el Documento Soporte Electrónico son documentos clave para respaldar gastos y cumplir con obligaciones específicas.
• La implementación de los Documentos Equivalentes Electrónicos amplía el alcance del sistema, buscando una mayor trazabilidad en diversas actividades económicas.
• El incumplimiento de las normativas puede acarrear sanciones significativas, incluyendo multas y clausura de establecimientos.
• La capacitación continua y la comprensión profunda de cada documento y su propósito son vitales para la correcta aplicación del sistema y para aprovechar sus beneficios en términos de trazabilidad y eficiencia.

Este briefing resume los puntos más importantes y recurrentes en los extractos proporcionados, ofreciendo una visión general estructurada del ecosistema electrónico de documentos de la DIAN y las responsabilidades asociadas.